Asistente de Bienestar Departamento de Bienestar Institucional

La Institución Universitaria Visión de las Américas se encuentra en la búsqueda de un(a) Asistente de Bienestar para formar parte de nuestro equipo en el Departamento de Bienestar Institucional. Buscamos personas comprometidas, responsables y con orientación al servicio, su objetivo será promover, desde la línea de celebraciones, el bienestar institucional mediante el diseño de actividades de desarrollo humano a colaboradores, por medio de estrategias de apoyo, a fin de lograr los objetivos del Departamento.
Creemos en el valor de la diversidad y promovemos la igualdad de oportunidades para todas las personas. Por ello, invitamos a postularse a quienes cumplan con el perfil, incluyendo personas con discapacidad, valorando el talento, las capacidades y el potencial de cada persona.
Algunas de las funciones a desempeñar son:
1. Planear, organizar y dirigir las celebraciones institucionales que aporten al salario emocional de los colaboradores.
2. Acompañar a la Dirección en la coordinación de reuniones y la logística necesaria para las mismas (listas de asistencia, fotografías, videos, encuestas de satisfacción, refrigerios, entre otros)
3. Reportar al jefe inmediato el seguimiento al presupuesto de bienestar, contratos, activos y suministros del departamento.
4. Realizar las actas de reuniones y reportar al jefe inmediato el seguimiento a los compromisos.
5. Preparar informes para comités y grupos de trabajo.
6. Dirigir y asesorar al equipo de Bienestar sobre el diligenciamiento de formatos con relación a la consolidación de los planes de compra del departamento (Gestión de órdenes de compras, facturas y documentos equivalentes) y procesos de admisión y registro (Gestionar novedades académicas de las electivas).
7. Gestionar que el proceso de la planeación de las electivas de Bienestar se lleve a cabo de manera correcta.
8. Actualizar periódicamente los datos estadísticos generados por el Departamento de Bienestar y reportarlos a su jefe inmediato.
9. Afiliar a la póliza de accidentes y de resposabilidad civil a los miebros de la comunidad institucional cuando sea el caso.
10. Participar en el entrenamiento del personal nuevo del departamento en los procesos y procedimientos definidos en el sistema de gestión de la calidad.
11. Velar por la organización y actualización permanente del archivo de cartas, normas y documentos legales que se generen en el Departamento de Bienestar Institucional, según las especificaciones del Centro de Administración Documental.
12. Diligenciar los formatos requeridos para la realización de transferencia documental.
13. Velar por la disponibilidad de espacios, ayudas audiovisuales, refrigerios y demás elementos que se requieran para el normal desarrollo de las reuniones programadas en el Departamento de Bienestar Institucional.
14. Verificar que los documentos que se generen en el Departamento de Bienestar Institucional, cuenten con los parámetros de formato, estilo y redacción establecidos por el jefe inmediato y por el Centro de Administración Documental.
15. Realizar el proceso de impresión y marcación de correspondencia, según los parámetros establecidos por el Centro de Administración Documental.
16. Realizar el pedido de papelería en el aplicativo dispuesto por la institución, de acuerdo con las necesidades del Departamento de Bienestar Institucional.
17. Realizar los requerimientos internos de soporte técnico y mantenimiento que requiera el Departamento de Bienestar Institucional, a través de la plataforma dispuesta para ello.
18. Atender las llamadas telefónicas del Departamento de Bienestar Institucional y direccionarlas correcta y oportunamente.
19. Recibir los visitantes que lleguen al Departamento de Bienestar Institucional y anunciarlos a la persona que corresponda.
20. Atender y reportar a tiempo los mensajes de llamadas telefónicas y visitantes.
21. Realizar los procesos de digitalización de documentos que se requieran para el cumplimiento de los nuevos proyectos de manejo documental de la institución.
Si cumples con los siguientes requisitos, no dudes en participar de esta convocatoria:
- Ser tecnólogo en Gestión Secretarial, Gestión Documental o áreas afines.
- Tener manejo de herramientas ofimáticas.
- Tener como mínimo dos (2) años de experiencia realizando funciones similares.
Vas a contar con:
- Estabilidad laboral.
- Remuneración: Salario base $ 1.807.100 + auxilio de vida cara $ 318.900 (no constitutivo de salario): Total $2.126.000
- Contrato a término fijo inferior a un año inicialmente, con posibilidad de ser posteriormente renovado a fijo a un año y por último a término indefinido.
- Horario de lunes a viernes y un sábado al mes.
- Modalidad de trabajo presencial