Auxiliar administrativo(a) Facultad de Odontología

La Institución Universitaria Visión de las Américas se encuentra en la búsqueda de un(a) Auxiliar Administrativo(a) para formar parte de nuestro equipo en la facultad de Odontología. Buscamos personas comprometidas, responsables y con habilidades administrativas que tengan orientación al servicio y atención al cliente. Su objetivo será ejecutar actividades pertinentes al área y asistir a su jefe inmediato, aplicando estrategias de apoyo, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad a la que pertenece.
Creemos en el valor de la diversidad y promovemos la igualdad de oportunidades para todas las personas. Por ello, invitamos a postularse a quienes cumplan con el perfil, incluyendo personas con discapacidad, valorando el talento, las capacidades y el potencial de cada persona.
Algunas de las funciones a desempeñar son:
1. Velar por la organización y actualización permanente del archivo de cartas, normas y documentos legales que se generen en la Unidad Académica o Administrativa a la que pertenece, según las especificaciones del Centro de Administración Documental.
2. Diligenciar los formatos requeridos para la realización de transferencia documental.
3. Velar por la disponibilidad de espacios, ayudas audiovisuales, refrigerios y demás elementos que se requieran para el normal desarrollo de las reuniones programadas en la Unidad a la que pertenece.
4. Verificar que los documentos que se generen en la Unidad Académica o Administrativa, cuenten con los parámetros de formato, estilo y redacción establecidos por el jefe inmediato y por el Centro de Administración Documental.
5. Apoyar en el proceso de impresión y marcación de correspondencia, según los parámetros establecidos por el Centro de Administración Documental.
6. Realizar el pedido de papelería en el aplicativo dispuesto por la institución, de acuerdo con las necesidades de la Unidad Administrativa o Académica.
7. Realizar los requerimientos internos de soporte técnico y mantenimiento que requiera la Unidad Administrativa o Académica, a través de la plataforma dispuesta para ello.
8. Atender las llamadas telefónicas de la Unidad Administrativa o Académica y direccionarlas correcta y oportunamente.
9. Recibir los visitantes que lleguen a la Unidad Administrativa o Académica y anunciarlos a la persona que corresponda.
10. Atender y reportar a tiempo los mensajes de llamadas telefónicas y visitantes.
11. Realizar la programación de reuniones y actividades definidas por el jefe inmediato.
12. Realizar los procesos de digitalización de documentos que se requieran para el cumplimiento de los nuevos proyectos de manejo documental de la institución.
13. Apoyar y participar en las actividades de desarrollo integral del talento humano.
Si cumples con los siguientes requisitos, no dudes en participar de esta convocatoria:
- Ser técnico(a) en Gestión Secretarial, Gestión Documental, Administrativas o áreas afines
- Tener conocimientos en TICs, Servicio al Cliente.
- Tener como mínimo un (1) año de experiencia desarrollando funciones similares
Vas a contar con:
- Estabilidad laboral.
- Remuneración: Salario base (Prestacional) $ 1.750.905+ auxilio de transporte $ 249.095: Total $ 2.000.000
- Contrato a término fijo inferior a un año inicialmente, con posibilidad de ser posteriormente renovado a fijo a un año y por último a término indefinido.
- Horario de lunes a sábado