OPERACIÓN GENERAL DEL ESTUDIO
- Apoyar el funcionamiento integral de la empresa y garantizar flujo operativo eficiente.
- Apertura y cierre de instalaciones según protocolo.
- Custodia de activos, caja fuerte, elementos de valor y claves de acceso.
ATENCIÓN AL CLIENTE Y RECEPCIÓN PREMIUM
- Recepción presencial de clientas, con trato cálido, espontáneo, seguro y profesional.
- Manejo de WhatsApp Business y llamadas con respuesta rápida, clara y amable. Para gestionar dudas, aclaraciones y preguntas de interacción con las clientes.
- Información completa y asertiva sobre servicios, precios, tiempos y requisitos.
- Resolución de dudas, orientación personalizada y manejo adecuado de situaciones difíciles.
- Acompañamiento a la cliente en su experiencia desde la llegada hasta finalizar su servicio.
AGENDA Y COORDINACIÓN OPERATIVA
- Gestión completa de agenda: asignación, confirmación, reprogramación, control de tiempos y solicitudes a las comerciales para garantizar que las agendas de las artistas estén cubiertas cada día.
- Distribución del flujo de clientes durante el día y coordinación con artistas expertas.
- Registro actualizado de cambios, cancelaciones y novedades operativas.
FACTURACIÓN, PAGOS Y CUADRE DE CAJA
- Facturación diaria de servicios y productos según directrices contables (SIIGO). Effi
- Recepción de pagos y confirmaciones: efectivo, datáfono, transferencias, giros, abonos y anticipos.
- Cuadre diario de ingresos por productos, servicios y cursos.
- Control de caja menor y registro de movimientos autorizados.
- Verificación de que la facturación electrónica coincida con pagos, contratos y soportes.
CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN
- Gestión documental asignada por Dirección Contable (soportes, recibos, extractos).
- Verificación de pagos y seguridad social del personal.
- Conciliaciones bancarias (ingresos/egresos) y seguimiento de costos y gastos.
- Coordinación de impuestos, retenciones y obligaciones tributarias con el área contable.
- Mantenimiento y actualización de información contable; corrección de inconsistencias.
- Asistencia administrativa directa a Gerencia General.
- Afiliaciones al sistema de Seguridad social cuando sea necesario
INVENTARIOS Y COMPRAS
- Registro de entradas y salidas en inventario.
- Checklist diario de insumos y productos.
- Solicitud anticipada de insumos (mínimo 7?10 días) o de acuerdo con rotación.
- Gestión de órdenes de compra, cotizaciones y proveedores.
- Verificación de listas de precios y actualización de base de datos de insumos.
- Informe oportuno de productos agotados o próximos a agotarse.
BIOSEGURIDAD, RIESGOS Y HABILITACIÓN (SELLO VERDE)
- Cumplimiento estricto de protocolos de bioseguridad en recepción y áreas visibles.
- Manejo adecuado de residuos y limpieza de superficies.
- Apoyo a la gestión de riesgos laborales y seguridad del personal.
- Seguimiento a pendientes de habilitación y auditorías internas.
- Uso, creación y actualización de consentimientos en HiMed.
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
- Orden y archivo físico y digital de todos los documentos administrativos y contables.
- Escaneo y carga de documentos a Drive manteniendo cada carpeta actualizada.
- Registro consecutivo de contratos, vinculaciones y expedientes al día.
- Listado exacto de insumos y precios actualizados
. INFORMES Y SEGUIMIENTO
- Manejo de CRM, y/o diferentes software y herramientas que maneje la organización para la gestión y cumplimiento de tareas, Reporte de novedades contables, operativas, de ventas o inventario.
- Seguimiento a compromisos, tareas asignadas y pendientes administrativos.
OTRAS FUNCIONES
- Cualquier otra responsabilidad asignada por las directivas de la compañía relacionada con la operación o administración del estudio y las líneas de negocio.
