Analista de Titulación y Gestión Documental

Gestionar de manera precisa y oportuna los procesos de titulación, desde la recepción y revisión de requisitos hasta la integración del expediente, la preparación de documentos, el seguimiento de legalizaciones o apostillas y la coordinación de envíos. La persona deberá asegurar el cumplimiento de los procedimientos institucionales y mantener una comunicación clara, respetuosa y firme con los estudiantes.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES
Recibir, revisar, organizar y actualizar los expedientes de los estudiantes que solicitan iniciar su proceso de titulación.
Verificar el cumplimiento de requisitos académicos, financieros y documentales antes de autorizar el avance de cada caso.
Confirmar paz y salvo académico y financiero, modalidad de grado, opción de titulación, pagos, formatos firmados, fotografías y documentos personales o académicos.
Detectar documentos incompletos, ilegibles, vencidos o con inconsistencias en nombres, identificaciones, fechas, programas o modalidades de grado.
Solicitar correcciones y dar seguimiento a los requisitos pendientes, dejando registro actualizado de cada gestión.
Preparar y revisar la información utilizada para emitir diplomas, certificados, constancias y demás documentos académicos.
Dar seguimiento a procesos de autenticación, legalización, apostilla, impresión y envío de documentos físicos o digitales.
Responder consultas mediante los canales institucionales autorizados, explicando requisitos, etapas, tiempos y alcances del proceso.
Mantener actualizadas las bases de datos, checklists, reportes y controles internos del área.
Escalar a coordinación los casos excepcionales, reclamos, posibles irregularidades o solicitudes que requieran autorización.

REQUISITOS
Formación técnica, tecnológica o profesional en Administración, Gestión Educativa, Derecho, Archivística, Contabilidad, Gestión Documental o áreas afines.
Mínimo dos años de experiencia en funciones administrativas, académicas, documentales o de servicio al cliente.
Experiencia en revisión, organización y seguimiento de expedientes y bases de datos.