Asistente administrativo del àrea de pràcticas

VACANTE: AUXILIAR ADMINISTRATIVO(A) ? ÁREA DE PRÁCTICAS
Fundación Escuela de Capacitación Colombia ? FUNCA
Objetivo del cargo
Brindar apoyo administrativo y operativo al Área de Prácticas de FUNCA, garantizando la adecuada gestión documental, el seguimiento a los procesos de vinculación de estudiantes, la atención oportuna a estudiantes y empresas aliadas, así como el cumplimiento de los procedimientos institucionales relacionados con las prácticas formativas y la etapa productiva.

Funciones del cargo:
Atención y servicio al usuario
- Atender oportunamente las inquietudes y solicitudes de estudiantes, docentes y empresas mediante WhatsApp, llamadas telefónicas y correo electrónico institucional.
- Brindar orientación sobre procedimientos, requisitos y lineamientos relacionados con las prácticas académicas.

Gestión de postulaciones y seguimiento
- Revisar que las hojas de vida de los estudiantes se encuentren completas, actualizadas y ajustadas a los lineamientos institucionales.
- Orientar a los estudiantes sobre las diferentes modalidades de práctica y los requisitos para su participación.
- Enviar hojas de vida a las empresas aliadas de acuerdo con los perfiles requeridos.
- Elaborar y remitir cartas de presentación para el inicio de prácticas lectivas o productivas.
- Actualizar y mantener la matriz de seguimiento de estudiantes vinculados mediante contratos o convenios.
- Realizar visitas a los grupos académicos para verificar el estado de contratación y apoyar la gestión de postulaciones pendientes.
- Comunicar a los estudiantes recordatorios relacionados con la entrega de contratos y demás documentos requeridos.
- Identificar estudiantes sin contrato o convenio activo y apoyar los procesos de vinculación disponibles.
- Clasificar la modalidad de práctica correspondiente a cada estudiante conforme a los lineamientos institucionales.

Gestión documental y control de requisitos
- Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para el inicio de prácticas, incluyendo la revisión del esquema de vacunación cuando aplique.
- Coordinar y divulgar jornadas de vacunación programadas con entidades aliadas.
- Revisar las bitácoras de prácticas para validar que se encuentren debidamente diligenciadas y firmadas.
- Verificar en la plataforma Q10 el registro de visitas y calificaciones efectuadas por los docentes responsables, reportando oportunamente las novedades identificadas.

Apoyo a comités y reuniones
- Apoyar la organización y logística de los comités docencia-servicio y demás reuniones relacionadas con el área.
- Elaborar, registrar y archivar las actas derivadas de los comités realizados.
- Participar en reuniones académicas para el seguimiento de novedades administrativas relacionadas con los estudiantes en práctica.

Relacionamiento empresarial

Perfil requerido
- Técnico o tecnólogo en Asistencia Administrativa, Gestión Administrativa, Secretariado Ejecutivo o áreas afines.
- Experiencia mínima de un (1) año en cargos administrativos, preferiblemente en instituciones educativas o en procesos de prácticas académicas.
- Manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel y plataformas de gestión académica.
- Excelente servicio al cliente, habilidades de comunicación escrita y verbal, organización, seguimiento y trabajo en equipo.
Competencias
- Orientación al servicio.
- Organización y atención al detalle.
- Comunicación asertiva.
- Planeación y seguimiento.
- Trabajo en equipo.
- Manejo adecuado de la información y confidencialidad.
- Proactividad y capacidad de gestión.

Condiciones del cargo:
Contrato a Término Fijo
Horario: Martes a sábado, (42 horas semanales).
Salario $1.750.905 + Auxilio de transporte + prestaciones de ley.

¿Te interesa está oportunidad?
¡Postúlate ya y haz parte de nuestro equipo en FUNCA!