Objetivo general del puesto:
Ejecutar tareas administrativas, de recursos humanos y legales para apoyar al gestor de recursos humanos del proyecto siguiendo los estándares y procedimientos de MSF, con el fin de asegurar el cumplimiento de la ley y la capacidad de recursos humanos necesaria para lograr los objetivos del proyecto.
Algunas de las principales actividades:
- Bajo la supervisión del Gestor de Recursos Humanos del Proyecto, gestiona los archivos personales para asegurar que los pagos se realizan con exactitud, conformidad y en tiempo.
- Actualización de la base de datos de RR.HH. y de los archivos personales para facilitar la gestión de los procesos de RR.HH.
- Actualización de los archivos para las Autoridades de Seguridad Social y de Impuestos para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, incluyendo modificaciones específicas cuando sea necesario para asegurar el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.
- Preparación de los contratos de trabajo de conformidad con los requerimientos legales, incluyendo modificaciones específicas cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local.
- Preparar las nóminas mensuales de todo el personal, editando y actualizando los datos necesarios, con el fin de garantizar la puntualidad y la exactitud de la nómina del personal.
- Seguimiento de todas las fechas de vencimiento de los contratos de alquiler e informar al Gestor de Administración con la antelación suficiente para renovarlos o para buscar alternativas.
- Poner a disposición del personal toda la información administrativa (publicaciones, reuniones, etc.), apoyando al Gestor de Recursos Humanos del Proyecto en la traducción de documentos al idioma local y asistir a las reuniones cuando se solicite.
Responsabilidades específicas en la Sección MSF / Contexto
- La posición tiene como responsabilidades específicas de movilidad y estatus migratorio de la Misión Colombia ? OCBA bajo la supervisión de HRCO y en coordinación con las áreas de HR, Logística, Finanzas y HQ, el/la Asistente de RRHH será responsable de:
- Movilidad nacional e internacional
- Coordinar los desplazamientos del personal (nacional e internacional), incluyendo vuelos, transporte terrestre, hospedajes y logística asociada.
- Gestionar dietas y per diem conforme a las políticas internas, asegurando su adecuada planificación, cálculo y reporte.
- Elaborar y mantener actualizado el plan de movimientos del staff, garantizando visibilidad y anticipación de las movilizaciones.
- Coordinar con Logística y Administración la disponibilidad de servicios necesarios para los desplazamientos.
- Asegurar la comunicación clara y oportuna al personal sobre los detalles de sus viajes (itinerarios, hospedaje, contactos, condiciones).
- Gestión migratoria
- Apoyar en la gestión del ciclo completo de procesos migratorios: visados, renovaciones, cédulas de extranjería, permisos y registros.
- Hacer seguimiento a fechas de vencimiento de documentos migratorios y generar alertas oportunas.
- Mantener actualizada la base de datos y archivos del personal internacional en cumplimiento de la legislación migratoria.
- Coordinar con HQ (PTO/Movilidad) y autoridades competentes (Migración, Cancillería, Consulados) los trámites migratorios.
- Asegurar el cumplimiento de la normativa migratoria vigente y de los lineamientos internos de MSF.
- Apoyar la gestión de detachments/mobility del personal nacional, incluyendo coordinación documental y logística.
- Gestión de proveedores y control de calidad
- Solicitar y comparar cotizaciones de proveedores de transporte y hospedaje bajo criterios de costo, calidad y seguridad.
- Mantener y actualizar un registro de proveedores aprobados y sus tarifas.
- Recopilar retroalimentación del personal sobre servicios utilizados y proponer mejoras continuas.
- Gestión documental y reporting
- Mantener registros actualizados y trazables de movilidad, hospedajes, dietas y procesos migratorios.
- Elaborar reportes periódicos (mensuales, trimestrales o cuatrimestrales) sobre movilidad y procesos migratorios.
- Asegurar el archivo adecuado físico y digital de toda la documentación asociada.
- Funciones de recepción y soporte administrativo
- Gestionar la recepción de la oficina, incluyendo atención a visitantes, llamadas y correspondencia.
- Controlar el acceso a las instalaciones asegurando el cumplimiento de medidas de seguridad.
- Brindar soporte administrativo al equipo HR conforme a necesidades de la misión.
- Cumplimiento y políticas
- Aplicar las políticas de MSF en materia de movilidad, viajes, alojamiento, seguridad y prevención del abuso, acoso y conductas inapropiadas.
- Contribuir al uso eficiente de los recursos de la misión y a la protección del personal durante sus desplazamientos
