1. Gestión y control de la información contable
- Registrar documentos contables (compras, ventas, recibos de caja, egresos, ajustes).
- Verificar que los asientos se generen correctamente según la parametrización.
- Revisar informes como Libro Diario, Mayor y Balance de Prueba.
- Garantizar el cumplimiento normativo (DIAN, impuestos, retenciones).
- Supervisar la correcta actualización del PUC y centros de costo.
2. Administración documental y tributaria
- Emitir y controlar facturación electrónica, soportada por World Office, que cumple con la DIAN.
- Gestionar documentos soporte, notas crédito/débito y certificados.
- Mantener organizada la documentación de terceros (clientes, proveedores, empleados).
- Validar consecutivos, numeración y estados de documentos.
3. Gestión comercial y operativa
- Registrar ventas, compras y devoluciones.
- Controlar pedidos, cotizaciones y órdenes de compra.
- Supervisar el flujo de caja y conciliaciones básicas.
- Apoyar procesos de inventario: entradas, salidas, ajustes y costos.
4. Administración de inventarios
World Office permite control en tiempo real del inventario.
Las funciones incluyen:
- Crear y actualizar productos y listas de precios.
- Controlar existencias, rotación y costos.
- Generar reportes de inventario para toma de decisiones.
- Supervisar el POS si aplica (ventas, turnos, promociones).
5. Gestión de nómina y talento humano
Si la empresa usa el módulo de nómina:
- Registrar novedades (incapacidades, vacaciones, horas extra).
- Liquidar nómina y seguridad social.
- Generar nómina electrónica integrada con contabilidad.
- Mantener actualizada la información de empleados.
6. Parametrización y mantenimiento del sistema
- Configurar cuentas contables, impuestos, centros de costo y reglas automáticas.
- Crear usuarios y asignar permisos según roles.
- Mantener la base de datos organizada y actualizada.
- Coordinar con soporte técnico cuando se requiera.
7. Generación de reportes administrativos y gerenciales
- Elaborar reportes financieros, comerciales y operativos.
- Analizar indicadores para apoyar decisiones de gerencia.
- Preparar informes para auditorías internas o externas.
8. Soporte interno y comunicación
- Acompañar a otras áreas en el uso correcto del sistema.
- Resolver dudas sobre procesos de facturación, inventarios o contabilidad.
- Coordinar flujos de trabajo entre ventas, compras, contabilidad y nómina.
