Importante empresa del sector financiero requiere para su equipo de trabajo AUXILIAR DE COMPRAS
Proposito del cargo
Apoyar al equipo de Compras en la gestión operativa de solicitudes de cotización, reservas de viaje (vuelos y hospedaje) y registro de órdenes de compra, garantizando el cumplimiento de los acuerdos corporativos, los tiempos de respuesta establecidos y la trazabilidad de cada proceso en los sistemas de la empresa.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Solicitud y Seguimiento de Cotizaciones
Recibir y validar las solicitudes de cotización de proveedores internos y externos. Contactar proveedores preaprobados para obtener mínimo tres cotizaciones comparativas. Elaborar cuadros comparativos de oferta y presentarlos al área solicitante. Dar seguimiento hasta recibir respuesta completa de cada proveedor contactado. Archivar cotizaciones en el sistema de gestión documental según procedimiento vigente. Gestión de Reservas de Vuelo
Recibir las solicitudes de viaje corporativo y verificar que cumplan la política de viajes.
Cotizar opciones de vuelo con las aerolíneas y agencias bajo acuerdo corporativo. Gestionar la reserva confirmada dentro de los plazos definidos por la política interna.
Coordinar cambios, cancelaciones o upgrades con el proveedor y notificar al colaborador. Registrar cada reserva en el sistema con los datos requeridos (PNR, costos, viajero, fecha). Hacer seguimiento pre-viaje para confirmar itinerarios y evitar inconvenientes operativos. Cotización de Hospedaje bajo Acuerdos Corporativos Identificar el destino y fechas requeridas por el colaborador o área solicitante. Consultar el portafolio de hoteles con tarifa corporativa negociada para el país correspondiente. Cotizar opciones disponibles y presentar mínimo dos alternativas con detalle de tarifas.
Gestionar la reserva de hospedaje confirmada una vez aprobada por el responsable del área. Verificar confirmación de reserva por escrito y cargar en el sistema de seguimiento. Registro de Solicitudes de Compra
Registrar las órdenes de compra aprobadas en el sistema ERP/Odoo con datos completos. Verificar que cada OC cuente con la documentación de respaldo requerida (cotización, aprobación)
