Coordinador de Administración

Objetivo del Cargo: Planificar, coordinar, supervisar y controlar los procesos administrativos de la compañía, garantizando la adecuada utilización de los recursos, el cumplimiento de las políticas y procedimientos internos, la atención oportuna de los requerimientos de las diferentes áreas y el correcto funcionamiento de los servicios administrativos.
1. Planeación y coordinación administrativa
1.1. Planificar, coordinar y controlar las actividades administrativas de la compañía, identificando oportunidades de Mejora para optimizar procesos.
1.2. Garantizar el adecuado funcionamiento de los procesos administrativos y servicios de apoyo informando a la gerencia sobre las principales novedades administrativas. 1.3. Garantizar la correcta aplicación de las políticas y procedimientos administrativos. (PDP - SAGRILAF - PTE)
2. Gestión y control presupuestal.
2.1 Elaborar realizar y controlar haciendo seguimiento al presupuesto administrativo de la compañía.
2.2 Controlar la ejecución de los gastos administrativos frente al presupuesto aprobado y proponer medidas de reducción de costos.
3. Gestión de Compras
3.1 Coordinar el proceso de solicitud de fondos de bienes y servicios administrativos eficientes, transparentes y orientados a la optimización de costos.
4.Gestión y Control de proveedores.
4.1 Coordinar el proceso de vinculación y actualización de proveedores de manera transparente , Verificando que los proveedores cuenten con la documentación requerida y Evaluando periódicamente el desempeño de los principales proveedores.
4.2 Actualizar la base de datos de proveedores.
4.3 Gestionar reembolsos por anticipos dados a proveedores y reintegros de depósitos en garantía entre otros.
5. Contratos y Servicios Administrativos.
5.1 Coordinar la gestión de contratos relacionados con servicios administrativos y realizar seguimiento a las fechas de inicio, vencimiento renovación cumplimiento de contratos.
5.2 Controlar la documentación legal y comercial de los contratistas.
6. Mantenimiento e infraestructura.
6.1 Seguimiento de los los mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la compañía.
6.2 Elaborar y controlar cronogramas de mantenimiento y reparaciones. Reportando a la Gerencia necesidades de inversión, reparación o adecuación
7.Servicios Generales y Suministros.
7.1 Supervisar los servicios de aseo, cafetería, vigilancia y demás servicios generales evitando desperdicios y gastos innecesarios.
7.2 Garantizar y controlar la adquisición y disponibilidad de elementos de aseo y suministros administrativos.
8.Gestión de Activos y Recursos.
8.1 Coordinar el control administrativo e inventario de los activos de la compañía.
8.2 Supervisar la entrega, traslado y devolución de activos al personal vinculado de la compañía .
8.3 Reportar pérdidas, daños o novedades relacionadas con activos.
8.4 Coordinar inventarios físicos periódicos.
9. Gestión Documental
9.1 Garantizar, supervisar y dar cumplimiento a la adecuada organización, almacenamiento y conservación de la documentación administrativa físicos y digitales. cumplimiento de los procedimientos de gestión documental
9.2 Coordinar que la actualización de bases de datos y matrices administrativas se encuentren disponibles y actualizadas.
9.3 Apoyar la preparación de información para auditorías internas, externas y requerimientos de entidades.
10. Facturación y control de cuentas administrativas.
10.1 Vigilar y controlar la aprobación de la facturación a clientes, que cumplan con las condiciones establecidas por la compañía.
10.2 Supervisar la recepción y revisión de facturas de proveedores Identificando inconsistencias y que correspondan a los bienes o servicios efectivamente recibidos.
11 .Caja menor y gastos administrativos
11.1 Supervisar y revisar que la caja menor cumpla con los soportes de los gastos realizados, validando las legalizaciones y reposiciones.
11.2 Verificar y controlar la correcta utilización de los recursos.
12. Apoyo a Gestión Humana.
12.1 Coordinar las actividades administrativas relacionadas con el personal.
12.2 Apoyar los procesos de ingreso, retiro y traslado de colaboradores desde el componente administrativo. Apoyando la gestión documental de los procesos de Talento Humano.
12.3 Coordinar la entrega y devolución de elementos asignados al personal.
12.4 Coordinar, supervisar actividades de seguridad industrial y salud ocupacional, bienestar y eventos internos cuando sean asignadas.
12.5 Coordinar requerimientos administrativos relacionados con colaboradores.
13. Seguridad y Salud en el Trabajo.
13.1 Apoyar el cumplimiento de las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
13.2 Coordinar con HSEQ las necesidades administrativas relacionadas con seguridad y salud.
13.3 Garantizar que los proveedores y contratistas cumplan los requisitos de seguridad aplicables.
14. Control Interno y gestión de Riesgos.
14.1 Identificar riesgos relacionados con los procesos administrativos.
14.2 Apoyar las auditorías y procesos de revisión interna.
14.3 Promover una cultura de control y cumplimiento dentro del área.
15. Informes e Indicadores.
El Coordinador Administrativo deberá preparar y presentar periódicamente informes relacionados con: Ejecución del presupuesto administrativo.
Gastos administrativos. Compras realizadas. Estado de órdenes de compra. Proveedores. Contratos y vencimientos.
Mantenimiento de instalaciones. Inventario de activos .Consumo de suministros.