Asistente de Gerencia y Proyectos

Objetivo del cargo:
Brindar soporte estratégico, administrativo y operativo a la Gerencia General, asegurando el seguimiento oportuno de los compromisos, la coordinación de proyectos y la gestión eficiente de los requerimientos corporativos y personales de la Gerencia, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Funciones:
Administrar la agenda de actividades y compromisos de la Gerencia General.
Gestionar la compra de tiquetes, reservas de alojamiento y la logística de viajes.
Tramitar solicitudes personales y administrativas autorizadas por la Gerencia.
Gestionar solicitudes de reembolso.
Legalizar los gastos realizados con la tarjeta corporativa.
Reportar oportunamente a Gestión Humana las novedades para descuentos de nómina autorizados por la Gerencia.
Gestionar y hacer seguimiento al vencimiento de servicios públicos y demás obligaciones personales, garantizando la solicitud oportuna de pago a Tesorería.
Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos asignados por la Gerencia al equipo directivo y líderes de proceso.
Elaborar matrices de seguimiento y generar alertas sobre desviaciones, retrasos o incumplimientos.
Coordinar reuniones de seguimiento y elaborar las respectivas actas con compromisos y responsables.
Consolidar el estado de avance de iniciativas estratégicas.
Apoyar la planeación, ejecución y seguimiento de proyectos corporativos.
Elaborar cronogramas, planes de acción y matrices de seguimiento de proyectos.
Coordinar reuniones de avance con las áreas involucradas.
Consolidar indicadores de cumplimiento de los proyectos.
Realizar seguimiento al cierre de actividades y entregables.
Elaborar informes ejecutivos, presentaciones e indicadores requeridos por la Gerencia.
Administrar y organizar la documentación de la Gerencia.
Gestionar solicitudes internas con las diferentes áreas.
Mantener actualizados los controles administrativos asignados al cargo.
Apoyar las actividades administrativas derivadas de la operación de la Gerencia General.
Responsabilidades
Garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos de la Gerencia General.
Mantener absoluta reserva sobre la información estratégica y confidencial.
Asegurar el seguimiento permanente de proyectos e iniciativas corporativas.
Anticipar vencimientos y obligaciones administrativas.
Coordinar la información requerida por la Gerencia para la toma de decisiones.
Formación
Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economía, Contaduría Pública, Negocios Internacionales o carreras afines.
Especialización en Gerencia de Proyectos, Alta Gerencia o Gestión Organizacional.
Manejo de herramientas ofimáticas.
Manejo de cronogramas (Microsoft Project, Planner o herramientas similares).

Experiencia
Mínimo tres (3) años de experiencia apoyando Gerencias Generales o Direcciones.
Experiencia realizando seguimiento y coordinación de proyectos.
Manejo de información confidencial.
Elaboración de informes ejecutivos.