Coordinador de grupos y eventos

1. Cumplir con el horario de trabajo y los estándares de presentación establecidos. 2. Conocer detalladamente los servicios e instalaciones del Hotel. 3. Apoyar la actualización de planes y tarifas de alojamiento, al igual que las tarifas para alquiler de salones. 4. Atender todas las solicitudes de cotizaciones de alojamiento y alquiler de salones dentro de los tiempos y estándares establecidos. 5. Mantener actualizada la base de datos de las empresas y clientes. 6. Ofrecer a nuevos clientes corporativos o particulares los servicios del Hotel. 7. Elaborar las órdenes de alojamiento de grupos y eventos a realizarse en el Hotel de acuerdo a formatos establecidos y entregarlas a cada área con anticipación. 8. Realizar seguimiento a las cotizaciones enviadas, llevando un control de las aceptadas y las no aceptadas, para conocer los motivos de no aprobación. 9. Hacer seguimiento a la facturación y visitas de los clientes actuales. 10. Dar la bienvenida a todos los coordinadores de los eventos a realizarse en el Hotel. 11. Cuando se vendan grupos se debe realizar la creación de terceros con la información completa y coordinar junto con el área de recepción la asignación y acomodación de habitaciones. 12. Realizar la confirmación de los pagos correspondiente a eventos por el grupo de WhatsApp que se tiene creado para tal fin y verificar que haya sido aplicado al folio y/o reserva de manera correcta. 13. Consultar con el cliente y dejar estipulado en las ordenes de servicios las retenciones que se tengan que aplicar a cada empresa. 14. Realizar la correcta verificación de los cargos que se generen de eventos para que al momento del check-out no se presenten inconsistencias. 15. Cuando se haya finalizado un evento, la Coordinadora de grupos y eventos debe verificar que la factura se haya generado de manera correcta. 16. En caso que las empresas soliciten la factura del servicio que ya fue enviada, la Coordinadora de grupos y eventos es quien la descarga de la plataforma facture y hace él envió, o directamente de la plataforma realizar el re envió. 17. Promover venta del área de 5 piso. Cuando hay partidos estar pendiente de la publicidad y decorar el área. 18. Realizar rondas en los salones verificando que se encuentren ordenados, en buen estado y reportar las novedades. 19. Verificar el inventario del sonido que este completo y todo se encuentre en funcionamiento. 20. Realizar Postventa a los eventos realizados en el Hotel. Dejando evidencia de la gestión realizada. 21. Entregar oportunamente a las partes interesadas la información de los eventos a realizar. 22. Responder oportunamente las solicitudes realizadas a través del correo corporativo. 23. Gestionar la documentación requerida para la vinculación y actualización de clientes. 24. Atender permanentemente el celular asignado al departamento comercial. 25. Manejar el sistema Zeus para realizar las consultas necesarias y la gestión comercial. 26. Enviar estados de cuenta a los huéspedes que lo solicitan con los cargos de acuerdo a la cotización y solicitar anulación de los tks y cargos de alojamiento mediante correo electrónico ( tk a la Jefe de costos y alojamiento al auditor) 27. Hacer seguimiento a los folios de eventos. 28. Coordinar la compra de lo requerido para noches románticas y realizar la decoración de las habitaciones. 29. Asistir a eventos de promoción turística del destino en representación del Hotel. 30. Cumplir con las demás funciones relacionadas con el cargo y las asignadas por su jefe inmediato.