Scheduling Assistant

Acerca del cargo
Buscamos un/a Scheduling Assistant para apoyar a una firma legal en EE. UU. en la coordinación de agendas, correo y calendario de declaraciones (depositions). Trabajarás de forma presencial en nuestras oficinas en Medellín, comunicándote en inglés con diferentes partes involucradas en cada caso.
Responsabilidades
Gestión y organización del correo electrónico
Administración de agenda y calendario
Programar y coordinar todos los eventos de calendario con reclamantes, ajustadores, médicos, representantes del empleador y custodios de registros para declaraciones (depositions)
Coordinar las llamadas previas a la declaración del médico y la declaración regular del médico
Coordinar las sesiones de preparación previas a las declaraciones de ajustadores y representantes del empleador
Registrar en el calendario y archivar todos los correos entrantes del DOAH
Confirmar la agenda diaria el día anterior
Preparar los Notices of Taking Depositions de todas las declaraciones programadas por la oficina
Herramientas
Manejo de Outlook (indispensable) Litify (deseable) Microsoft Teams (deseable)
Requisitos Inglés: Verbal and written understanding of English nivel B2 avanzado a C1 indispensable Disponibilidad para trabajar de forma presencial en Medellín (Aguacatala) Disponibilidad en el horario 8:00 AM 5:00 PM ET, de lunes a viernes Dominio en gestión de agendas y correo electrónico Experiencia previa en entornos legales o de servicios profesionales (preferido) Perfil académico: Derecho, Negocios Internacionales, Administración de Empresas o carreras afines Lo que ofrecemos:
Contrato a término indefinido
Todas las prestaciones sociales de ley
Excelente ambiente de trabajo y entorno dinámico de aprendizaje
Horario de oficina: Lunes a Viernes 40 horas semanales (sin jornadas extendidas