Requisitos indispensables para el cargo
Estudios en: Administración, Contabilidad, Finanzas o carreras afines
Conocimientos en procesos como:
Conciliaciones comerciales
Facturación electrónica
Creación y gestión de clientes en sistema - ERP
Manejo de bases de datos e informes administrativos
Gestión cartera, anticipos - acuerdos comerciales
Procesos de crédito, límites y condiciones de pago
Excel y manejo de ERP
Experiencia de (2 A 3) años realizando las siguientes actividades:
Análisis y conciliación de información contable, comercial y administrativa
Creación y gestión de clientes en ERP
Validación de datos, ejecución de procesos
Facturar electrónicamente, control de documentos soporte
Cruces de cartera, informes de cartera,
Análisis información
Trabajo en equipo, actitud positiva.
Experiencia en sector industrial, construcción, comercial o logístico, preferiblemente en empresas que manejen alto volumen de facturación, clientes corporativos y procesos administrativos, conciliaciones de estibas, cartera y anticipos.
Descripción de responsabilidades del cargo
La persona que ocupe este cargo será responsable de:
1. Coordinar y supervisar
Coordinar y supervisar los procesos administrativos relacionados con análisis y conciliaciones cuentas clientes, préstamo estibas, facturación electrónica, cartera y creación de clientes.
Supervisar el cumplimiento de los requisitos normativos (como Habeas Data) y operativos en la gestión de clientes y documentación soporte.
Verificar el seguimiento diario de los consecutivos de facturación, control de remisiones, enviar estados de cuenta.
Hacer seguimiento a pendientes con clientes internos y externos.
2. Dirigir, desarrollar y motivar
Dirigir el cumplimiento de procedimientos relacionados con atención al cliente interno y externo.
Gestionar e interactuar entre áreas (comercial, logística, TI, cartera) para garantizar fluidez en los procesos administrativos.
Apalancar e implementar buenas prácticas en el manejo documental, orden y trazabilidad de información.
3. Proporcionar
Proporcionar informes claros y oportunos sobre conciliaciones, cartera, anticipos, estados de cuenta y facturación, especialmente en los cierres mensuales.
Brindar soporte administrativo y documental a los clientes internos y externos para toma de decisiones.
Validar y gestionar de forma oportuna y clara las solicitudes recibidas a través del correo de administración comercial e Infofacturaelectronica, ERP.
4. Planificar
Planificar y garantizar el cumplimiento del calendario de cierres contables y operativos (informes de cierre, depuración de saldos, reuniones de conciliación).
Programar con antelación la depuración de la programación de saldos de pedidos abiertos, cupos de estibas, límites de crédito y requisitos de facturación electrónica.
Coordinar la logística y seguimiento del cuarto de muestras y préstamos de estibas.
5. Operar y ejecutar
Ejecutar tareas diarias relacionadas con la validación de prospectos, creación de clientes, asignación de órdenes de compra, avisos de recibo control de anticipos y seguimiento a cartera.
Operar herramientas administrativas (Excel, plataformas ERP, correos y bases de datos) para asegurar la integridad de la información.
Mantener actualizados los archivos, bases de datos y remisiones en red.
Realizar informes mensuales, validaciones, análisis asignación de producto por juego de inventarios, conciliaciones con clientes, especialmente en los primeros días del mes.
Apoyar la gestión de reuniones con clientes y asesores, sobre temas de facturación, anticipos, cartera y conciliaciones.
