Facturación y Cartera.
- Elaborar y gestionar facturas, notas crédito y demás documentos relacionados con el proceso de facturación.
- Realizar la gestión documental, asegurando la correcta asociación de facturas, pedidos, órdenes de compra y sus respectivos soportes.
- Verificar y realizar cruces de facturas con los soportes correspondientes.
- Gestionar los cruces de cuentas relacionados con pagos anticipados y facturación posterior.
- Entregar oportunamente la información al área de Logística para garantizar el despacho de mercancía conforme a las condiciones acordadas con el cliente.
2. Gestión Administrativa.
- Gestionar la recepción, distribución y seguimiento de la correspondencia interna y externa.
- Elaborar cartas, informes, memorandos y demás documentos solicitados por la Gerencia General y Administrativa.
- Brindar apoyo administrativo a las áreas de Gerencia General, Administrativa, Financiera, Comercial y Talento Humano.
- Coordinar y realizar seguimiento a los mantenimientos preventivos y correctivos de los bienes e instalaciones de la empresa.
- Buscar proveedores de bienes y servicios, solicitar cotizaciones y apoyar los procesos de compra y mantenimiento.
- Controlar y mantener actualizado el registro de materiales y útiles de trabajo entregados al personal.
3. Atención al Cliente y Recepción.
- Recibir y atender cordialmente a visitantes, clientes y proveedores, proporcionando información básica sobre los servicios de la empresa.
- Gestionar las llamadas telefónicas, direccionar las consultas al personal correspondiente y tomar mensajes cuando sea necesario.
- Controlar el ingreso y salida de visitantes, personal externo y demás personas que accedan a las instalaciones.
- Velar por el orden, la limpieza y la adecuada presentación del área de recepción.
4. Gestión Documental y Apoyo Operativo.
- Organizar, digitalizar y mantener actualizado el archivo físico y digital de la documentación administrativa.
- Identificar e informar situaciones recurrentes relacionadas con la atención a clientes y los procesos administrativos, contribuyendo a la mejora continua.
- Ejecutar las demás funciones asignadas por el líder del área, de acuerdo con la naturaleza del cargo.
