Funciones y responsabilidades
1. Selección y contratación de personal
Gestionar procesos de reclutamiento y selección mediante portales de empleo, academias de vigilancia y otras fuentes de reclutamiento.
Realizar entrevistas, pruebas psicotécnicas y de conocimientos, gestionar su aplicación en la plataforma VALUAP y verificar resultados con la psicóloga responsable.
Garantizar la selección, contratación y entrega del personal requerido por Operaciones en un plazo máximo de cuatro días, cumpliendo los procedimientos establecidos.
Verificar referencias personales y laborales, antecedentes disciplinarios, cursos, exámenes y autenticidad de los documentos del candidato.
Asegurar el cumplimiento del 100 % del Check List de Contratación, la firma de documentos y la correcta digitalización y custodia de las hojas de vida físicas y electrónicas en OwnCloud.
Verificar la realización de la inducción del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y el diligenciamiento del perfil sociodemográfico.
2. Afiliaciones a seguridad social
Gestionar y realizar afiliaciones, retiros y seguimiento a la efectividad de los registros ante EPS, ARL, Caja de Compensación Familiar y Fondo de Pensiones.
Coordinar con Operaciones las fechas de afiliación a riesgos laborales según las necesidades del servicio.
Descargar, verificar y archivar los certificados de afiliación, apoyando los procesos masivos cuando se requiera.
3. Gestión documental y bases de datos
Mantener actualizadas las bases de datos del personal, hojas de vida y registros de ingresos, retiros y actuaciones laborales.
Digitalizar, organizar y custodiar en OwnCloud los documentos de contratación, cursos, memorandos, llamados de atención, reconocimientos y demás soportes laborales.
Recopilar y actualizar la documentación de los trabajadores, garantizando su integridad, legibilidad y disponibilidad.
Verificar la documentación de los proveedores de recurso humano frente a las facturaciones presentadas.
4. Retiros, liquidaciones y paz y salvo
Validar las novedades de retiro, cartas de renuncia, notificaciones de terminación de contrato, devolución de dotación y firma de paz y salvo.
Verificar turnos pendientes y demás novedades reportadas por el personal retirado.
Revisar las liquidaciones, gestionar la firma de los colaboradores y reportar inconsistencias para su corrección.
Remitir diariamente las liquidaciones firmadas antes del mediodía para el proceso de pago consolidado.
5. Gestión disciplinaria y legal
Gestionar citaciones, descargos, llamados de atención y sanciones, asegurando la documentación, notificación y archivo de los soportes correspondientes.
Realizar seguimiento a incumplimientos en la programación de exámenes médicos ocupacionales y reportar las novedades a Operaciones.
Consolidar y notificar medidas cautelares, embargos y retenciones salariales, realizando seguimiento a las respuestas de los colaboradores y reportando los descuentos a Nómina.
Gestionar la recepción, remisión y seguimiento de derechos de petición, acciones de tutela y PQRS, controlando los tiempos de respuesta.
6. Novedades de nómina
Consolidar y reportar diariamente los ingresos y retiros del personal.
Recopilar, verificar y registrar soportes de incapacidades, licencias, vacaciones, horas extras, permisos, asistencia y demás novedades para el procesamiento de nómina.
Remitir semanalmente los soportes al área de Nómina y reportar mensualmente los descuentos por cursos, daños o pérdida de elementos dentro de los plazos establecidos.
Gestionar la entrega de certificados bancarios, registrar la información correspondiente y remitirla a Nómina.
7. Exámenes médicos ocupacionales
Coordinar y programar exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro, notificando a los candidatos, colaboradores e IPS correspondientes.
Verificar los resultados y remitirlos al área del Sistema Integrado de Gestión (SIG) para su validación.
Actualizar la matriz de recomendaciones médicas ocupacionales y realizar seguimiento a su cumplimiento.
8. Certificaciones y atención al colaborador
Consolidar y gestionar solicitudes de certificaciones laborales para personal activo e inactivo, previa validación en bases de datos y sistema PRONOS, con aprobación de la Dirección de Recursos Humanos.
Gestionar solicitudes de desprendibles de nómina y requerimientos documentales de los colaboradores.
Informar oportunamente a Operaciones y a las demás áreas sobre el estado de los procesos de selección, contratación y novedades de personal.
9. Dotación y elementos de protección personal
Coordinar la entrega de dotación y elementos de protección personal (EPP), verificando disponibilidad, diligenciamiento de formatos y registros de entrega en el sistema Kardex.
Mantener los soportes de entrega y validar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
