Secretario/a

Formación académica:

Técnico en secretariado o auxiliar contable o talento humano o afines con las funciones a desarrollar o diplomados o cursos o capacitaciones sobre secretariado, contabilidad y/o talento humano

-Curso de 50 horas en SGSST

Experiencia requerida:

Mínimo (2) años laborando en empresas con funciones inherentes en el manejo de actividades de control asistencial a personal directivo o gerencial, con control y manejo de actividades de tipo administrativo, contabilidad y talento humano.

Horario:
Lunes a jueves de 7: 30 am a 6:00 pm y viernes de 7:30 am a 5:00 pm
No se laboran sábado, domingos ni festivos


Actividades a realizar:

1. Elaborar cartas, oficios, memorandos, certificaciones y comunicaciones en general.

2. Dar ingreso a la correspondencia recibida a través del software de correspondencia verificando la idoneidad de los documentos, evaluar la importancia de cada uno para gestionarlos con su superior en orden de importancia

3. Asegurar que los documentos generados se presenten sin errores gramaticales u ortográficos

4. Recibir y dar la bienvenida a las personas que se van a reunir con la gerencia y directores velando por el diligenciamiento del formato de entrada establecido por el Sistema de Gestión de Calidad para tal fin

5. Dar respuesta a los correos electrónicos que llegan a su correo corporativo o de sus jefes inmediatos cuando lo soliciten

6. Recordar diariamente a su superior su agenda en persona, por correo electrónico, llamada o por cualquier medio que sea idóneo para conseguir el fin deseado

7. Organizar los viajes de su jefe y/o de las personas que se le indiquen, tener en cuenta horarios, reservación y/o tiquetes de avión, hospedajes, citas, itinerarios, etc.

8. Llevar a cabo la comunicación de su departamento con el resto de departamentos de la empresa

9. Trabajar de manera independiente proactiva y eficiente, adelantándose a las necesidades y/o requerimientos de su jefe

10. Revisar la correspondencia de la gerencia y comunicarse de manera efectiva con otros trabajadores, proveedores y/o clientes conforme sea necesario

11. Asegurarse que la organización cumpla con las obligaciones legales comprobando la existencia de la documentación requerida para el trámite respectivo

12. Llevar registro efectivo de la agenda de su jefe, con el fin de que las reuniones y/o comités agendados no interfieran con otros compromisos u obligaciones previamente adquiridos

13. Comprobar que las acciones acordadas se lleven a cabo

14. Tener actualizada la agenda de su jefe donde consten los compromisos adquiridos por él o por los trabajadores de la empresa, clientes y proveedores para que sean cumplidos conforme los tiempos y condiciones requeridas

15. Recibir facturas para contabilizar

16. Coordinar la entrega de correspondencia enviada y recibida de la organización (procesos y proyectos).

17. Hacer seguimiento al cierre de pendientes por atender de la correspondencia.

18. Realizar las llamadas telefónicas que le sean requeridas

19. Impartir las órdenes para el desarrollo de las actividades por parte del personal en lo que respecta a la mensajería, conductor y servicios generales (aseo y cafetería).

20. Atender a público en general que visite las instalaciones de la organización solicitando la información necesaria para la trazabilidad de su visita y/o en cumplimiento con las normatividad sanitaria vigente

21. Atención de personal tanto telefónica como personalmente y comunicarlas a las personas requeridas

22. Dar aviso a la dirección administrativa sobre la necesidad de solicitar los insumos de papelería, aseo y cafetería conforme la necesidad que se presente

23. Realiza inducción y capacitación a secretarias de proyectos sobre el uso de formatos para control de correspondencia y demás documentos que se requieran