Objetivo del cargo
Brindar apoyo administrativo y operativo transversal a las diferentes secciones del colegio, garantizando la continuidad de las labores de las Secretarías de Sección durante sus ausencias y apoyando de manera eficiente la organización y logística de actividades institucionales, salidas de estudiantes, compromisos deportivos UNCOLI, y demás actividades relacionadas con la operación escolar de salidas de los estudiantes.
Será responsable, además, de velar por la adecuada organización, funcionamiento y logística de la capilla del colegio, contribuyendo al desarrollo ordenado y oportuno de las actividades institucionales y pastorales de la capilla, por lo cual es importante conocer de los ornamentos de la eucaristia.
Responsabilidades principales
1. Reemplazo y apoyo a las Secretarías de Sección
Cubrir temporalmente las ausencias de las Secretarias de Sección, garantizando la continuidad de sus funciones administrativas y operativas.
Dar atención oportuna a estudiantes, familias, docentes y demás miembros de la comunidad educativa, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Apoyar la gestión de comunicaciones, registros, documentos, autorizaciones, reportes y demás requerimientos propios de las secciones.
Mantener actualizada y organizada la información y documentación requerida durante los periodos de reemplazo.
Adaptarse a las dinámicas y necesidades particulares de cada sección, garantizando continuidad y calidad en el servicio.
2. Logística de salidas y compromisos deportivos UNCOLI
Coordinar y apoyar la logística administrativa de las salidas de estudiantes a actividades deportivas y compromisos UNCOLI.
Gestionar oportunamente la información relacionada con estudiantes, horarios, destinos, responsables, transporte y demás aspectos necesarios para cada salida.
Realizar seguimiento a las autorizaciones y documentación requerida para la participación de los estudiantes.
Coordinar con las áreas involucradas la programación y logística de las actividades, asegurando que la información llegue oportunamente a estudiantes, familias y responsables.
Apoyar la organización de cambios, novedades o requerimientos logísticos que puedan presentarse antes o durante las actividades.
3. Organización y logística de eucaristías
Coordinar la logística necesaria para el desarrollo de las eucaristías y celebraciones religiosas programadas por el colegio.
Preparar y verificar previamente los espacios, elementos y recursos requeridos para cada celebración.
Coordinar con las áreas, docentes, estudiantes y demás personas involucradas los aspectos logísticos necesarios.
Garantizar que la capilla y los espacios destinados para las celebraciones se encuentren organizados y disponibles oportunamente.
Realizar seguimiento a las necesidades logísticas de las diferentes celebraciones institucionales.
4. Administración y cuidado de la capilla
Ser responsable de la organización, adecuado funcionamiento y presentación de la capilla del colegio.
Mantener control sobre los elementos, implementos y recursos destinados para las celebraciones religiosas.
Coordinar oportunamente las necesidades de mantenimiento, limpieza, organización y adecuación del espacio.
Velar por el adecuado uso y conservación de los elementos de la capilla.
Apoyar la programación y organización de actividades que se desarrollen en este espacio.
5. Apoyo transversal a la operación escolar
Brindar apoyo administrativo y logístico a las diferentes áreas del colegio cuando las necesidades operativas así lo requieran.
Apoyar actividades institucionales, académicas, culturales, deportivas y de integración que requieran soporte administrativo o logístico.
Mantener una comunicación permanente y efectiva con las diferentes áreas para anticipar necesidades y facilitar el desarrollo de las actividades.
Atender las novedades que se presenten durante la jornada y gestionar oportunamente su solución o escalamiento.
Competencias requeridas
Organización y planeación.
Alta capacidad de adaptación y respuesta ante diferentes necesidades.
Servicio y orientación a la comunidad educativa.
Comunicación asertiva y cordial.
Atención al detalle.
Manejo adecuado de información confidencial.
Trabajo en equipo y capacidad de coordinación con diferentes áreas.
Proactividad y autonomía.
Manejo de múltiples tareas y prioridades.
Capacidad para trabajar en un entorno educativo dinámico.
Sentido de responsabilidad y compromiso institucional.
Formación y experiencia
Formación: Técnico, tecnólogo o profesional en áreas administrativas, secretariales, gestión empresarial, asistencia administrativa, educación o áreas afines.
Experiencia: Mínimo 2 años de experiencia en cargos administrativos, de asistencia o coordinación logística, preferiblemente en colegios o instituciones educativas, con experiencia en atención a estudiantes, familias y docentes y manejo de actividades escolares.
Conocimientos deseables
Manejo de herramientas ofimáticas.
Gestión documental y administrativa.
Organización de eventos y actividades escolares.
Manejo de agendas, cronogramas y bases de datos.
Procesos de salidas y actividades extracurriculares de estudiantes.
Deseable conocimiento de la dinámica administrativa y operativa de colegios.
Deseable experiencia en coordinación de actividades deportivas, culturales o institucionales.
