Asistente Administrativa Administrativa

PERFIL DEL CARGO:
Técnico o Tecnólogo en áreas administrativas o estudios profesionales similares no culminados, con conocimientos y/o estudios secretariales, gestión de calidad, archivo, contabilidad y aspectos relacionados con su área de formación.
OBJETIVO DEL CARGO
Brindar apoyo funcional al área administrativa y colaboración a la gestión de Gerencia
FUNCIONES PRINCIPALES:
Actividades operativas periódicas
- Manejar y controlar la herramienta de PQRS, ingreso de los requerimientos del cliente interno y externo al sistema para posterior direccionamiento al área encargada. Custodia de los soportes físicos y control de consecutivos. Realizar las llamadas para verificar el envío de las respuestas.
- Mantener actualizada la información de locatarios de la copropiedad (teléfonos, contactos, marcas, productos que venden ect)
- Actualizar y verificar con regularidad la información de copropietarios del centro comercial e ingresar la información en el Libro de Registro
- Gestionar y coordinar el reporte del RUB en coordinación con el área contable, asumiendo bajo su responsabilidad el manejo y reporte de la información.
- Hacer seguimiento a los procesos internos y externos que puedan afectar jurídicamente el centro comercial, con especial atención a las fechas de respuesta y anexos requeridos.
- Brindar apoyo al Administrador en los trámites jurídicos, brindando la información al Asesor Jurídico y manteniendo actualizados la carpeta de cada caso
- Reportar los siniestros a las aseguradoras y hacer seguimiento hasta su pago o negación.
- Realizar las convocatorias para las diferentes licitaciones, seguros, aseo, seguridad y otros con el respectivo apoyo en tiempos de entrega, resolución de inquietudes
- Apoyar en la logística y desarrollo de actividades previas para la realización de Asamblea de Copropietarios
- Actualizar el reporte de las novedades del turno permanencias semanalmente, informando a gerencia los hallazgos y redireccionando a cada área según corresponda.
- Indicar a locatarios documentación y proceso para el retiro de mobiliario y/o cierre del establecimiento en el centro comercial
- Brindar inducción, e información de administración y/o políticas a los locatarios del centro comercial

Asistencia gerencial

- Brindar apoyo secretarial, manejo de agenda a Gerencia, respuesta a correos, comunicaciones, propuestas y otros) Atención de visitas, coordinar reuniones y logística de las mismas (confirmación de asistencia, refrigerios, actas ect).
- Asistir a la gerencia en el desarrollo de los diferentes proyectos y actividades programadas.
- Coordinar la invitación, logística, acta de Consejo de Administración, mantener actualizado el cuadro de actividades pendientes y compromisos adquiridos en esta reunión para seguimiento de la gerencia.
- Participar en los comités a los que asiste o participa el Administrador y redactar las actas correspondientes.
- Ayudar en la consolidación de archivos y presentaciones para consejo de administración y asamblea.
- Realizar arqueos de caja menor al área contable por lo menos dos veces al mes con reporte a gerencia.


Apoyo general en la organización

- Seguimiento y coordinación de actividades implementación World Office
- Articulación de actividades de las áreas capacitaciones eventos ect (Calendario evitando ?sobre ocupación de espacios?, cruce o cercanía con otras actividades)
- Preparar los cuadros comparativos de las propuestas recibidas en las convocatorias y gastos autorizadas a las áreas, que superen los diez (10) salarios mínimos para presentar a gerencia y llevar a autorización del consejo de administración.
- Mantener actualizado los procesos, procedimientos y formatos bajo el sistema de gestión de calidad.
- Mantener actualizado, controlar y hacer seguimiento el archivo de gestión documental.
- Las demás que sean asignadas por el Jefe Inmediato