Asistente de Dirección General

Objetivo del Cargo: El Asistente de Dirección tiene como objetivo principal apoyar a la alta dirección en la gestión administrativa y personal, asegurando la correcta organización de las actividades diarias, manejo de agenda y apoyo logístico. Su rol es fundamental para optimizar el tiempo y los recursos de la dirección, facilitando la toma de decisiones y garantizando la eficiencia.
Dependencia, Reporta a: Dirección General
Responsabilidades:
Gestión de Agenda:
Administrar la agenda de la Dirección General, programando reuniones, viajes y otros compromisos.
Coordinar citas, visitas y reuniones tanto internas como externas.
Asegurar la disponibilidad y preparación de los recursos necesarios para las reuniones.
Elaboración de Informes:
Preparar informes ejecutivos, resúmenes de reuniones y reportes de seguimiento para la dirección.
Redactar cartas, memorandos y otros documentos administrativos.
Organizar y mantener archivos electrónicos y físicos de manera ordenada y accesible.
Atención al Cliente Interno y Externo:
Gestionar las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia dirigida a la dirección.
Coordinación de Viajes y Logística:
Organizar viajes y desplazamientos para la dirección, incluyendo la reserva de transporte, alojamiento y coordinación de itinerarios.
Gestionar gastos asociados a viajes y eventos, manteniendo un control adecuado de los presupuestos.
Apoyo Administrativo:
Coordinar y apoyar en la organización de eventos corporativos, reuniones y actividades especiales.
Confidencialidad y Gestión de Información:
Manejar información confidencial de la empresa y la dirección con el máximo nivel de discreción.
Asegurar que la información fluya correctamente dentro de los plazos establecidos y que se mantenga organizada.
Requisitos:
Formación Académica:
Título técnico o tecnólogo en áreas administrativas, secretariado ejecutivo, gestión empresarial o afines.
Experiencia:
Mínimo 5 años de experiencia en cargos administrativos o de asistencia a la dirección.
Experiencia en gestión de agendas, coordinación de reuniones y manejo de correspondencia.
Conocimientos Técnicos:
Conocimientos contables
Dominio avanzado de herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Manejo de Word Office), manejo de plataformas para licitación,
Conocimientos en gestión de agendas electrónicas y sistemas de planificación.
Conocimiento en elaboración de informes, redacción y comunicación escrita.
Habilidades y Competencias:
Comunicación Eficaz: Capacidad para comunicar ideas de manera clara y efectiva, tanto de manera escrita como verbal.
Organización: Alta capacidad para gestionar múltiples tareas, priorizar actividades y cumplir con plazos.
Orientación al Detalle: Atención a los detalles y capacidad para mantener una alta precisión en la organización de la información.
Proactividad y Resolución de Problemas: Capacidad para anticipar necesidades y ofrecer soluciones rápidas y eficaces.
Confidencialidad: Habilidad para manejar información sensible con total discreción y respeto.
Adaptabilidad: Capacidad para adaptarse a cambios rápidos y gestionar tareas diversas y dinámicas.