Office Assistant

Tu Rol

Como Asistente de Oficina en Gensler Bogotá, serás el enlace principal para las operaciones diarias de la oficina, como la gestión de solicitudes de reuniones, entregas exprés, mantenimiento de la oficina, gestión de proveedores y otras tareas administrativas. Además, serás responsable de funciones de recepción, incluyendo recibir y asistir a visitantes, gestionar llamadas entrantes y coordinar el acceso a la oficina. El Asistente de Oficina debe ser capaz de comunicarse de manera oportuna y efectiva, gestionar eventos de principio a fin, manejar demandas simultáneas y responder a solicitudes de manera positiva y creativa.

Lo que harás:

- Trabajar con el equipo local para supervisar todos los aspectos de eventos internos y externos, incluida la coordinación y preparación.
- Gestionar toda la logística de reuniones, funciones y requerimientos, incluyendo preparación de alimentos y bebidas, pedidos, tableros para presentaciones, desmontaje y coordinación de limpieza.
- Actuar como punto de contacto con los proveedores de servicios de la oficina para asegurar estándares consistentes de mantenimiento e insumos.
- Ordenar y mantener el stock en las áreas de cafetería en toda la oficina.
- Monitorear y gestionar inventarios de la oficina, incluyendo correspondencia entrante y saliente, entregas exprés, suministros de cafetería y papelería.
- Mantener el funcionamiento y realizar mantenimiento rutinario de equipos y electrodomésticos, gestionando reparaciones cuando sea necesario.
- Asegurar que todos los espacios de oficina estén organizados, desinfectados y listos para recibir clientes.
- Recibir y asistir a los visitantes, asegurando una primera impresión positiva de la oficina.
- Gestionar llamadas entrantes, dirigirlas a las personas correspondientes y atender consultas generales.
- Coordinar el acceso a la oficina para empleados y visitantes, incluyendo la gestión de tarjetas de acceso y protocolos de seguridad.
- Apoyar en otras tareas de oficina según se requiera.

Requisitos:

- Experiencia previa en un rol similar, como coordinación de oficina/instalaciones, apoyo administrativo o funciones de recepción.
- Dominio de Microsoft Office (SharePoint, Word, Excel y PowerPoint) altamente preferido.
- Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Esencial servicio al cliente y trabajo en equipo.
- Fuertes habilidades organizativas para coordinar y gestionar múltiples proyectos y plazos en un entorno dinámico.
- El inglés no es un requisito, pero es un plus.

La Vida en Gensler
En Gensler, estamos tan comprometidos con disfrutar la vida como con ofrecer un diseño de clase mundial. Desde exposiciones de arte curadas hasta competencias internas de diseño y la ?Semana del Bienestar?, nuestras oficinas reflejan los diversos intereses de nuestra gente.
Fomentamos que cada persona en Gensler lleve una vida saludable y equilibrada. Nuestros beneficios incluyen seguro de salud y de vida subsidiado, bono anual, acceso a LinkedIn Learning, días festivos y programas de asistencia al empleado.
Como parte del compromiso de la firma con la certificación profesional y el desarrollo, Gensler ofrece reembolsos para ciertas licencias profesionales, renovaciones y tarifas de exámenes. Además, reembolsamos matrícula para algunos programas o cursos elegibles. Consideramos nuestros programas de desarrollo profesional como inversiones estratégicas en nuestro futuro.