Recepcionista

Medio Tiempo: Lunes miércoles y viernes
Formación Contar con Secundaria complete y estudios de secretariales
Experiencia De 6 a 12 meses en puestos similares
Idiomas Fundamental, idiomas de trabajo de la misión y local.
Conocimientos Conocimientos informáticos básicos (Word, Excel e Internet).
Competencias ? Compromiso con MSF
- Flexibilidad
- Gestión del estrés.
- Orientación a resultados.
- Trabajo en equipo
- Orientación al servicio

Recibir y transferir llamadas entrantes y a visitantes, según los protocolos estándar, para proporcionarles información precisa o modos alternativos de obtenerla, a la vez de apoyar procesos de Recursos humanos y la oficina capital.

Principales actividades:
- Recibir visitantes.
- Operar la central telefónica y encargarse de todas las llamadas entrantes y salientes y la transferencia de estas.
- Proporcionar la información general y la información no rutinaria al supervisor.
- Actualizar el directorio telefónico, registrar los cambios y distribuir las actualizaciones, según sea necesario.
- Distribuir y encargase de la correspondencia entrante y saliente.
- Mantener el área de recepción limpia y ordenada.

1. Vigilancia y guardia en las instalaciones de MSF
- Recepción de las llamadas telefónicas y derivar al área correspondiente.
- Recepción de las visitas que puedan llegar a las instalaciones MSF.
- Responsable de la verificación de información de las visitas realizando el procedimiento de visitas
- Bienvenida y presentación a las nuevas incorporaciones a la misión.
- Responsable de sacar una copia legible del pasaporte del personal internacional
- Informar a las personas responsables de la llegada de cualquiera material antes de la descarga.
- Mantener los equipos de comunicación en condiciones de trabajo y mantener disponibilidad de batería.

2. Gestión de Movimientos
- Gestiona las reservas de vuelos nacionales (inicio y fin de misión, visitas de campo, etc.)
- Gestiona las reservas de hoteles y/o Casa de paso de todo el personal de acuerdo con las llegadas/salidas del personal de la misión.
- Reporte semanal de movimientos del personal nacional e internacional en coordinación con la Asistente de Recursos Humanos, registrar en forma detallada los ingresos y salidas de la misión (todos los viernes, se comparte con el equipo).
- Realiza el seguimiento de los convenios con las líneas aéreas en coordinación con la Asist HR.
- Seguimiento de facturas de hoteles y aerolíneas para el área.
- Realiza el reporte para Finanzas, de los gastos de la tarjeta de viajes y de las aerolíneas en convenio.
- Realiza el cálculo de viáticos/Dietas para todo el personal que viaja dentro y fuera de la misión.
- Realiza las Ordenes de Misión de todo el personal de los proyectos.
- Es responsable de Organizar y entregar las agendas de briefing y Debriefing del personal nacional e internacional que inicia/termina contrato.

4. Otros
- Centralizar los pedidos de materiales de oficina para el departamento de HR.
- Ayudar en la organización de eventos internos y externos (reuniones, presentaciones, etc.)