Coordinador de Eventos Hotelero

APTITUDES Y REQUISITOS Profesional Universitario en administración o carreras comerciales o afines, con 2 años de experiencia en ventas, relacionamiento con clientes, banquetes y eventos, o toda aquella actividad que requiera colocación de marca, seguimiento de cotizaciones, manejo operacional de eventos, etc. INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO Bajo la orientación y supervisión general del Director comercial, Coordinador de AYB y Gerente General, y dentro del marco de las políticas y procedimientos establecidos por Cucuta Suites, cotiza, se relaciona y entrega presupuestos a los clientes de todos los eventos del hotel, coordinando que los mismos tengan un inicio, desarrollo y cierre exitoso. DEBERES Y RESPONSABILIDADES O 1. Mantiene la comunicación directa con el cliente, así como toda la correspondencia referida al mismo. 2. Sugiere y recomienda al cliente acerca de todos los servicios de Banquetes, y de todas las instalaciones del hotel. 3. Establece una relación activa con el cliente y sistema de seguimiento de los eventos, a través de la asignación de denominaciones tales como: ?Entrega de fechas optativas, tentativo hasta la fecha, confirmado, cancelado, etc.? 4. Realiza la coordinación de los eventos, personal, convenios, facturación y cobro de los eventos cotizados y confirmados. COMPRA / CONTROL INTERNO 5. Cotiza y presupuesta, de acuerdo con los estándares de los departamentos de Banquetes y Ventas. 6. Realiza todo el seguimiento, control, cotizaciones y confirmaciones en Sales & Catering. 7. Finaliza las cotizaciones y los presupuestos. 8. Vela porque sean cumplidas las políticas de pago. ADMINISTR 9. Maneja los libros de reservación, de acuerdo a los estándares establecidos. 10. Mantiene bases de datos de los clientes y de los servicios requeridos por los mismos. 11. Dirige con el coordinador de grupos y el departamento de ventas en general, todo lo referente a la venta de habitaciones, eventos de Banquetes, restaurantes y bares. 12. Mantiene la oficina organizada y los archivos al día. 13. Archiva los presupuestos acorde a las políticas de IHG: por fecha, número y orden alfabético. 14. Desglosa los presupuestos y los reparte a los departamentos involucrados, con por lo menos tres días de anticipación al mismo. FUNCIONES SECUNDARIAS 13. Lleva a cabo tareas relacionadas y proyectos especiales que le sean asignados por sus jefes directos. RESPONSABILIDADES 1. Interactúa con personas ajenas al hotel, incluyendo pero sin limitarse a, clientes, proveedores, funcionarios gubernamentales y otros miembros de la comunidad local. 2. Responsable ante el Gerente General, Director comercial y Coordinador de AYB 3. Establece comunicación, coordina y coopera con los Gerentes de Ventas, Gerente de AYB, Meseros y Jefe de cocina o Chef y cualquier otro departamento que así lo requiera.