Asistente Administrativa

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Estamos en búsqueda de un(a) Asistente Administrativo, una persona con con habilidades de planeación y organización, atención al detalle, seguimiento y control, proactividad, capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente, comunicación asertiva, servicio al cliente interno, manejo de información confidencial, trabajo en equipo.
FUNCIONES:
Brindar soporte integral a la Gerencia Administrativa mediante la coordinación, seguimiento y control de los procesos administrativos, legales, corporativos y de gestión documental de la compañía, garantizando el adecuado manejo de contratos, documentación societaria, seguros, permisos, trámites administrativos y del sistema documental de la empresa.
Administración del Sistema Documental Apoyar la Secretaría General de la sociedad en la administración documental corporativa. Gestionar y hacer seguimiento a trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades públicas o privadas Elaborar presentaciones, informes y reportes cuando sean requeridos.
Gestión Legal y Contractual Servir como enlace entre la empresa y la firma de abogados externa, coordinando el intercambio de información necesaria para la revisión y el seguimiento de los contratos. Mantener actualizada la matriz de contratos de la compañía, la matriz de poderes y autorizaciones con seguimiento a vencimientos, renovaciones, modificaciones o revocatorias y obligaciones. Hacer seguimiento a permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios Asistir a reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa, elaborando actas, minutas o correos de seguimiento con los compromisos acordados.
Apoyo General Brindar apoyo administrativo y logístico a las diferentes áreas de la compañía cuando sea requerido Ejecutar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa. Gestionar la compra de suministros e insumos administrativos. Mantener actualizado el inventario de llaves, candados, copias de llaves, controles de acceso, códigos de cajas fuertes y demás elementos de seguridad física.
REQUISITOS:
Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).
Conocimientos específicos:
Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
Gestión documental y control de versiones
Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
Organización de archivos físicos y digitales
Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
Excelente redacción y ortografía
HABILIDADES Y COMPETENCIAS:
Planeación y organización
Atención al detalle
Seguimiento y control
Proactividad
Capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente
Comunicación asertiva
Servicio al cliente interno
Manejo de información confidencial
Trabajo en equipo
CONDICIONES LABORALES:
Contrato indefinido
Salario: $2.380.000 +Auxilio extralegal $200.000 + Prestaciones de Ley + Auxilio de transporte
Horario: Lunes a Viernes de 7:30am a 5pm (Viernes hasta las 4pm)
Modalidad: Presencial