Recepción y envió de documentos
Atención telefónica
Manejo y organización de archivo
Atención a proveedores
Emisión de certificaciones laborales, proveedores, contratistas.
Emisión de certificados de retención de proveedores y contratistas.
Apoyo a tramites de la compañía
Manejo y entrega de dotación
Compra de insumos de aseo y cafetería
Causación y seguimiento a procedimientos de cuentas por pagar
Causación y seguimiento a procedimientos de cuentas por cobrar
Facturación a clientes
Programación de pagos proveedores, impuestos, nominas, etc.
Revisión de cuentas de cobro contratistas
Manejo de caja menor
Mantener al día las carpetas de proveedores
Realizar la verificación correspondiente para la creación del proveedor
Realizar selección, evaluación y reevaluación de proveedores
Apoyar el proceso de ingreso y retiro de colaboradores
Garantizar la custodia de las hojas de vida
Mantener actualizada las carpetas de los trabajadores
Elaboración de nomina y desprendibles de pago
Transmisión de nomina electrónica Dian
Elaboración y programación de pago de la planilla de seguridad social
Realizar los indicadores correspondientes
Apoyo en la actividades y mantenimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
Apoyo y ejecución de actividades del sistema Integrado de Gestión.
Participar y organizar actividades y eventos empresariales.
Realizar todas aquellas funciones que siendo compatibles con su cargo le sean asignadas
Participar en el proceso de selección y contratación del personal.
Diseñar y controlar la ejecución de la inducción del personal
Establecer, desarrollar y evaluar el plan de capacitación de la empresa, con el fin de contribuir al desarrollo y fortalecimiento de competencias del personal.
Garantizar que las medidas disciplinarias que se toman son objetivas y coherentes con el reglamento interno de trabajo y las normas legales.
Garantizar que los despidos y cancelaciones de contrato son basados en datos y hechos.
Realizar los retiros y desafiliaciones de acuerdo a la ley
Realizar liquidaciones de contrato de trabajo.
Elaborar certificaciones laborales, comunicados de vacaciones, de retiro de cesantías, etc.
Garantizar que se entrega la dotación y Elementos de Protección personal y se conservar los soportes
Garantizar el cumplimiento del procesos de Compras
Revisión y control de gastos administrativos y operativos, para asegurar el uso adecuado de los recursos.
Manejo de bancos de la compañía
Manejo de pagos a proveedores, impuestos, nomina, planillas de seguridad, anticipos, etc.
Manejo general de cheques y caja menor.
Promover, motivar y facilitar la integración de los integrantes de los diferentes procesos y equipos de trabajo de la empresa, con el fin de mantener un ambiente adecuado.
Planear, administrar, controlar y evaluar actividades de capacitación, bienestar y desarrollo de personal.
Manejo y custodia de documentación legal
Programación de vacaciones
Programación de exámenes médicos, periódicos y de retiros.
Implementar, documentar, difundir y mantener un sistema de gestión que facilite a la empresa el control de sus procesos internos, externos y el cumplimiento de requisitos aplicables a cada uno de ellos, según las normas vigentes aplicables.
Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo, Seguridad BASC, Calidad y seguridad vial, definido en el programa de capacitaciones
Participar en la Brigada de emergencia de seguridad y salud en el trabajo que se conforme en la empresa
Cuidar todos los equipos, materiales o herramientas que estén bajo su responsabilidad.
Apoyar para que Internacional Logística tenga sitios de trabajo en orden y aseo.
Cumplir las políticas, los objetivos y metas generales del Sistema Integrado de Gestión y PESV.
Cumplir las normas y procedimientos de Seguridad BASC, Calidad, Seguridad y salud en trabajo y PESV, establecidas por la ley y la empresa.
Proponer Acciones correctivas y de mejora de su proceso y el cierre de las mismas en caso de que se presente
Participar y / o atender las auditorias internas y externas de sus procesos a cargo
Diligenciamiento de indicadores asociados a sus procesos
Cumplir con el reglamento interno de higiene, seguridad industrial y salud ocupacional. Así como los procedimientos, programas y políticas del sistema integrado de gestión y PESV
Reporta sobre condiciones o actos inseguros en el lugar del trabajo y presenta sugerencias para su corrección
Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo
Informar al Jefe inmediato en caso de accidente o incidente de trabajo.
Cuidar los elementos de protección personal y dotación que la empresa haga entrega , comunicando oportunamente su reposición de acuerdo al procedimiento establecido
Participar activamente en la identificación y seguimiento de los riegos por procesos
Cumplir con la legislación y los lineamientos de seguridad vial de la organización.
Reportar de siniestros viales en desplazamientos laborales.
Compromiso con la norma BASC y desarrollo de las actividades
Gestionar la identificación de los riesgos a los que está expuesto el personal que realiza labores de conducción administrativas al desplazarse, con el fin de estudiar los puntos críticos de las vías que permitan generar acciones
Asegurar que se realizan los exámenes (ocupacionales) de control preventivo al personal que realiza labores de conducción
Realizar el seguimiento a la solicitud de pago de aportes sociales de los conductores propios y terceros.
Prevención de actividades ilícitas, corrupción y soborno
Planificar cambios en el sistema Integrado de gestión, según los requerimientos de la norma y la empresa para mantener la integridad del sistema
Contribuir a la mejora continua del sistema
Vinculación de personal confiable
