Executive Assistant iNGLÉS b2+/c1

Position: Executive Assistant

Horario: Lunes- Viernes 8am-5pm

Descripción: Un Asistente Ejecutivo (EA) trabaja con el CEO para proporcionarle apoyo personalizado. El Asistente Ejecutivo debe ser capaz de apoyar al Director Ejecutivo ofreciéndole ayuda administrativa, como la supervisión de las necesidades de la oficina, es decir, el pedido de material de oficina, la redacción de comunicaciones en su nombre, la planificación y organización de reuniones, la planificación de viajes y la previsión de las necesidades de la vida diaria. Un Asistente Administrativo de éxito conocerá a fondo la empresa y sabrá quién es el personal clave, ya que representa al Consejero Delegado ante el personal. Es importante que el EA tenga grandes dotes interpersonales, esté bien presentado, sea profesional y pueda mantener la confidencialidad.

Responsabilidades:

- Preparar comunicaciones en nombre del CEO
- Actuar como primer punto de contacto: ocuparse de la correspondencia y las llamadas telefónicas a y de los directivos
- Gestionar y organizar reuniones y citas, a menudo controlando el acceso al CEO
- Garantizar el correcto archivo de la documentación crítica para el negocio según sea necesario.
- Crear y mantener informes estadísticos y de métricas empresariales para el Director General, según sea necesario.
- Organización y planificación de reuniones de oficina y mantenimiento del calendario del Director General
- Enlace principal entre el personal, los proveedores, los socios comerciales, etc.
- Organización de eventos especiales
- Formación cruzada con varios departamentos de la empresa, como los de facturación, recursos humanos y contabilidad.
- Recordar al ejecutivo las tareas importantes y los plazos
- Tomar notas y redactar actas durante las reuniones, mecanografiar, compilar y preparar informes, crear procedimientos operativos estándar, presentaciones y correspondencia
- Trabajar con Contabilidad en la conciliación, cotejo y archivo de los gastos empresariales
- Realizar o preparar cualquier investigación que el responsable de informes pueda necesitar
- Diversas solicitudes ad hoc
- Aplicar y mantener procedimientos/sistemas administrativos para el buen funcionamiento de la oficina.
- Tareas diversas de apoyo a los directivos, que variarán en función del Director General

Requisitos:
-Contar con un nivel de INGLÉS avanzado (B2+ / C1)
- Experiencia como Executive Assistant
- Discreción y honradez: a menudo será parte de información confidencial
- Flexibilidad y adaptabilidad
- Buenas aptitudes de comunicación oral y escrita
- Capacidad de organización y capacidad para realizar varias tareas a la vez
- Capacidad para ser proactivo y tomar la iniciativa
- Tacto y diplomacia
- Capacidad de comunicación
- Conocimiento de paquetes informáticos estándar y capacidad para aprender programas informáticos específicos de la empresa si es necesario.
- Discreción profesional
- Eficacia
- Capacidad de gestión del tiempo bien desarrollada y gran capacidad de organización